Les sociétés de gestion de portefeuilles, les organismes de placements collectifs, les conseillers en investissement financier, les établissements de crédit, les assurances… Tous sont assujettis au dispositif de lutte anti-blanchiment et doivent disposer d’un système de détection des personnes faisant l’objet de mesures de gel des avoirs (GDA). Pour les non-assujettis (qui ne manient pas de fonds), la réforme du 4 novembre 2020 les engage fortement à mettre en place ce système. 

Alors, comment mettre sa structure en conformité ? Comment s’assurer de pouvoir fournir les preuves nécessaires en cas de contrôle par les autorités et se préserver d’une mise en cause éventuelle de sa responsabilité pénale? Est-ce possible à coût raisonnable ? Éléments de réponse dans cet article.

Gels des Avoirs : les obligations réglementaires

Les obligations réglementaires sont assez simples dans leurs principes. Toute personne ayant ses avoirs gelés (en très grande majorité des terroristes) ne doit plus pouvoir en disposer librement. Ce principe a deux impacts majeurs pour les sociétés assujetties : 

  • L’interdiction de mettre à disposition des fonds et des ressources économiques aux personnes ou entités faisant l’objet d’une mesure de gel.
  • L’interdiction de fournir des services financiers (assurance ou réassurance comprises) à ces personnes physiques ou morales.

Ces obligations réglementaires impliquent de la part d’organismes financiers ou bancaires assujettis des exigences opérationnelles plus ou moins contraignantes : 

  • Appliquer des contrôles sur ses relations d’affaires à plusieurs moments clés : 
    • entrées en relation ; 
    • entrées de fonds (quand elles existent) ; 
    • sorties de fonds (quand elles existent) ; 
    • décisions d’une autorité de geler les avoirs d’une personne.
  • Opérer à ces moments clés, des contrôles sous la forme de rapprochement d’identité. Il s’agit de rapprocher l’identité de chaque relation d’affaires, avec l’identité de chaque personne faisant l’objet d’une mesure restrictive.
  • En cas de concordance, donc de rapprochement positif, bloquer toutes opérations et/ ou services avec la relation d’affaires détectée et informer la Direction Générale du Trésor.
  • Apporter aux autorités toutes les preuves que les trois premières exigences sont bien respectées en permanence.

Gel des avoirs : assurer la fiabilité des données et la traçabilité des filtrages avec la bonne fréquence de traitement

Les entreprises ne sont pas tenues de s’équiper d’un outil de conformité. Leurs équipes conformité ou juridique risquent néanmoins de se heurter à plusieurs difficultés : 

  • D’abord, l’accès aux listes Gel Des Avoirs, riches de données complètes et de qualité. Elles sont nécessaires pour réaliser le filtrage et le rapprochement pour chaque opération. Attention, des rumeurs infondées laissent à penser qu’il faut acheter ces listes à des sociétés privées. Cela n’est pas vrai ! Les autorités compétentes au niveau national ou international (ONU, UE, Trésor ou ministère de l’Économie d’un état) seules peuvent  prendre la décision de geler les avoirs d’une personne. Les listes ne peuvent donc être délivrées que par ces autorités.
  • Ensuite, la possibilité d’effectuer des filtrages régulièrement, quels que soient les canaux de contact avec les personnes concernées. Il convient de déterminer les règles du filtrage puis de procéder par étapes pour détecter les anomalies (de noms, surnoms, alias…), les analyser et les documenter, et enfin statuer sur ces incohérences pour fixer les “vrais” et les “faux”. 
  • Enfin, l’assurance de disposer d’une traçabilité nécessaire et complète en cas d’anomalie et de contrôle.

Chaque entreprise peut créer son dispositif, l’adapter à sa structure et son organisation. Mais si vous interrogez des listes vendues par des tiers, vous devez vous assurer de leur pertinence, leur conformité réglementaire. Les listes de personnes soumises à sanction évoluent en permanence, il faut donc pouvoir les mettre à jour à la même fréquence.

De plus, les opérations de filtrage et de rapprochement, parfois encore réalisées manuellement, se montrent rapidement chronophages et obsolètes pour assurer un suivi en temps réel et apporter les preuves nécessaires aux autorités. Compte tenu de ces difficultés, l’informatisation du processus est une nécessité et il reste à savoir comment.

Filtrage GDA : comment faire face au volume de données à traiter ?

Avec la seule liste émanant de la Direction du Trésor, les organismes assujettis doivent opérer à chaque opération et en temps réel environ 2 500 contrôles. En ajoutant les listes de l’ONU et de l’UE, l’addition se monte à  6 000 contrôles à effectuer en temps réel à chaque opération. À chaque mise à jour des listes, en fonction de la taille  du portefeuille relations d’affaires, le filtrage et rapprochement des listes GDA représentent possiblement des millions de calculs à réaliser.

Gel des avoirs : le digital à l’appui des responsables conformité

Pour répondre aux obligations de résultat imposées par les régulateurs, les responsables conformité des entreprises peuvent mettre en place plusieurs processus :

  • Veille réglementaire : il est important de se tenir au courant des évolutions des textes concernant le gel des avoirs pour mettre en place rapidement des plans d’action. Les sites internet de la Direction générale du Trésor et de l’ACPR représentent des mines d’information, notamment la lecture de la jurisprudence ACPR. 
  • Disponibilité des listes : les listes des personnes soumises à des mesures restrictives sont disponibles sur le site des autorités (ONE, UE, DGT, OFAC …). Cette étape est chronophage, mais c’est la seule pour se conformer à la réglementation RGPD.
  • Définition de modes opératoires : pour ne pas prendre de risques importants, il est indispensable d’effectuer les contrôles en temps réel : entrée en relation, flux sortant, modification des listes…
  • Qualité des data : avec des données de mauvaise qualité, les résultats de filtrage ne seront pas fiables, quels que soient les algorithmes utilisés. La loi oblige les entreprises à connaître leurs clients, ce que beaucoup d’entreprises ignorent.
  • Gestion des anomalies et pistes d’audit : l’étape de contrôle des anomalies mises en évidence par le processus est cruciale. Combien d’entre elles sont détectées chaque année ? En combien de temps sont-elles traitées ? Combien relèvent d’insuffisances sur la connaissance client ? La liste des exigences à satisfaire est encore longue… 

Dans ce cadre, le digital devient le meilleur allié du Responsable conformité. Une solution de gestion de la conformité telle que BeCLM GDA permet de gagner en temps, en performance, et d’assurer l’éthique et la conformité de votre système de détection des personnes faisant l’objet de mesures de gel des avoirs.

BeCLM GDA : LA solution de conformité “Best-in-Class”

Différents logiciels existent sur le marché de la conformité réglementaire. La solution BeCLM GDA a été conçue et développée en se basant sur les principales attentes du marché :

  • Le besoin de temps réel pour le contrôle des opérations.
  • Le filtrage permanent du portefeuille des relations d’affaires.
  • Une puissance de calcul extensible pour traiter des volumes de données importants.
  • Un accès libre et non facturé aux listes de personnes soumises à des mesures restrictives. 

Les experts BeCLM sont en veille permanente : ils font évoluer en permanence la solution pour qu’elles répondent à toutes les exigences réglementaires, limitant drastiquement la part de risques chez leurs clients en cas de contrôles. De plus, la piste d’audit, l’historicisation et la traçabilité des documents facilitent l’apport de preuves. Combiné à sa facilité de déploiement, BeCLM représente un véritable gain de temps et de performance pour tous les assujettis. Vous avez un projet de mise en conformité GDA ou vous souhaitez tester notre solution ? N’hésitez pas à nous contacter !

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